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Projekte: WoTel - Workflow und Telekooperation

Anpsrechpartner: Prof. Dr. Gerhard Partsch

Aufgrund des sich verschärfenden Wettbewerbes erhöhen sich die Anforderungen an die Unternehmen. Schnelles flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität, Erhöhung der Qualität und Verkürzung der Lieferzeiten wird zu einem immer wichtigerem Faktor bei der Erreichung von Marktvorteilen. Erschwert wird dies noch durch eine breite Produktangebotspalette, hohe Variantenvielfalt, unternehmens- bzw. standortübergreifende Vorgänge und damit verbunden komplexer werdene Aufgaben. All dies erfordert:

  • ganzheitliche Unternehmensicht
  • geschäftsprozeßorientiertes Handeln
  • kooperatives vernetztes Arbeiten
  • schnelles Reagieren auf Veränderungen
  • effiziente Aufgabenabwicklung sowohl standortbezogen als auch standortübergreifende

Auf der Basis dieser Erkenntnisse läßt sich der aktuelle Trend erklären: "Weg von traditionellen Hierarchiegedanken - hin zu lösungsorientierten flexiblen Arbeitsabläufen". Dies hat zur Folge, daß in einem Unternehmen die Arbeitsabläufe nicht mehr isoliert betrachtet werden, sondern aus einer ganzheitlichen Unternehmenssicht.

Zeit- und ablaufoptimierte Geschäftsprozesse

Zeit- und ablaufoptimierte Geschäftsprozesse werden in Zukunft ein immer wichtigerer Erfolgsfaktor eines Unternehmens. In einem Unternehmen beschränken sich die Tätigkeiten, nicht nur auf formalisierbare und unabhängige voneinander nebenläufige Tätigkeiten wie sie durch Workflow-Management-Systeme koordiniert werden können, sondern beinhalten immer auch informelle Anteile, die zeitgleiches gemeinsames Arbeiten umfassen. Selbst bei Routinetätigkeiten treten Situationen auf, in denen informelle Tätigkeiten erforderlich werden, z.B. um langwierige Unterbrechungen zu vermeiden. Deshalb sind Lösungen gefordert, durch die die gesamten Vorgänge eines Unternehmens unterstützt werden können.

Integration von Workflow und Telekooperation

Durch die Integration von Workflow-Systemen mit Telekooperationsdiensten kann eine kontinuierliche Vorgangsbearbeitung, in der auch schnelle, informelle, unmittelbare Reaktionsmöglichkeiten gewährleistet sind, erreicht werden. Bisher wurden Workflow Systeme und Telekooperationsdienste isoliert betrachtet. Es wird allerdings nicht genügen, Vorgangsbearbeitung, synchrone und asynchrone Telekooperationsdienste nebeneinander anzubieten. Vielmehr ist eine integrierende Interoperabilität zwischen den Anwendungen vorzusehen. Auf der Basis dieses Sachverhaltes wurde das von der DeTeBerkom geförderte Projekt WoTel (Workflow und Telekooperation) initiiert, in das unsere Forschungsgruppe involviert ist.

Die Aufgabe des Projektes ist es potentiellen Anwendern von Workflow-Systemen zu zeigen, wie durch die Integration von Telekooperationsdiensten eine unternehmensweite kontinuierliche Vorgangsbearbeitung sowohl standortbezogen als auch standortübergreifend realisert werden kann.

Integration Workflow und Telekooperation
Integration Workflow und Telekooperation

Integrierte Anwendungsplattform

Die Konzeption einer integrierten Anwendungsplattform ist das Ziel des Gesamtprojektes (s. Fig. 1). Diese Anwendungsplattform soll von der Modellierung und Optimierung der Arbeitsabläufe über Workflow-Systeme bis zur räumlich verteilten Ausführung alle Ebenen miteinander verbinden. Dieses Ziel gliedert sich in zwei Teilziele auf: Zum einen die Integration der Workflow-Ebene mit multimedialen Telekooperationsdiensten und zum anderen die Integration der Workflow-Ebene mit der Modellierungsebene.

Durch die Verbindung der Workflow-Ebene mit der Modellierungsebene ist es möglich, organisatorische Sollprozesse isoliert zu entwickeln und zu bewerten, bis ein optimiertes Modell gefunden wird. Durch die Datenübernahme der Modellierung in das Workflow-Management-System lassen sich zudem Implementierungsarbeiten des Workflow-Managment-Systems weitestgehend automatisieren, die bisher manuell durchzuführen waren.

Der Schwerpunkt unserer Arbeiten liegt im ersten Teil, speziell in der Modellierung und Einbindung des Telekooperationsdienstes Multi-Media Collaboration(MMC).

Integrierte Anwendungsplattform
Integrierte Anwendungsplattform

Workflow Management und MMC

Durch die Integration von Workflow-Systemen und dem Telekooperationsdienst können während der Bearbeitung einer Aufgabe Verzögerungen vermieden bzw. reduziert werden. Verzögerungen treten auf, wenn z.B. ein Vorgang nicht korrekt oder nur unvollständig bearbeitet wurde. Solche Situationen erfordern meistens umständliche und zeitintensive Rückfragen per Mail oder Telefon, was leicht zu Mißverständnissen führen kann. Eine bessere Lösung ist die Initiierung einer MMC Konferenz (s. Fig. 2).

Dadurch wird den beteiligten Personen die Möglichkeit gegeben, direkt mittels einer audiovisuellen Kommunikation das Problem zu diskutieren. Dabei kann jede authorisierte Person für alle sichtbar Korrekturen und Veränderungen an einem Dokument vornehmen. Unsere Aufgaben sind u.a.:

  • Formale Modellierung von MMC-Sitzungen.
  • Erstellung eines MMC-Sitzungsmodells zur Definition von Anforderungen an die Unternehmenmodellierung.
  • Modellierung von Sitzungen als Workflow Applikation.
  • Analysieren in welcher Form informelle Applikationen wie MMC-Sitzungen in den vorhanden Workflow-Management-System modelliert werden können.
  • Konzeption und Spezifikation evtl. Erweiterungen bestehender Workflow-Systeme.
  • Transfer von Workflow Dokumenten in eine MMC-Sitzung und umgekehrt.

Workflow-Management-Systeme und Telekooperationssysteme bieten zusammnen die Möglichkeit, Arbeitsabläufe in Unternehmen und Verwaltungen zu optimieren und zu verbessern.

Kooperationspartner

Universität Ulm
Fakultät für Informatik
Institut für Medieninformatik
Prof. Dr.-Ing. Michael Weber